O Decreto n° 1.180 de 12 de agosto de 2008 trata da concessão, aplicação e a prestação de contas de recursos públicos sob a forma de Suprimento de Fundos.
O § 2°, art.3° do referido decreto, estipula o prazo de 15 (quinze dias) para o suprido prestar conta de suas aplicações. Em caso de não apresentação da prestação de contas no prazo estipulado no ato da concessão, o setor responsável notificará o suprido, no primeiro dia útil seguinte ao vencimento (art. 20 do Decreto n°1.180 de
12/08/08) estipulando prazo para adimplemento imediato da obrigação, sob pena de instauração de Tomada de Contas Especial pelo ordenador de despesa.
Apresentadas as contas o processo seguirá seu curso normal. Não apresentadas, o processo será encaminhado ao ordenador de despesas para a instauração de Tomada de Contas Especial, como prevê o parágrafo único do art.20 do Decreto 1.180 de 12/08/08. Não descartando a razoabilidade do setor administrativo do órgão ao analisar as justificativas do suprido.

Cabe lembrar que, nos casos de Tomada de Contas Especial a autoridade instauradora deverá encaminhar o processo ao Tribunal de Contas do Estado para julgamento, respeitando o disposto no art. 28 do Decreto em questão.

O item I, do Art. 7° do Decreto n.º 1.180/2008 estabelece as normas necessárias para sua utilização.

“ I – por meio de depósito em conta bancária específica para movimentação de suprimento de fundos, aberta em nome da Unidade Gestora no Banco do Estado do Pará S/A, e movimentada pelo agente suprido.”
§ 1º Compete aos ordenadores de despesas credenciar e descredenciar os servidores que poderão movimentar a referida conta bancária.”

Diante do exposto a AGE em contato com o BANPARÁ, esclarece que basta se direcionar a uma agência bancária com o referido documento de credenciamento expedido pelo ordenador de despesas e dados pessoais para abertura da conta.

Vale ressaltar que tal prática não é corriqueira dos órgãos, visto que fazem uso do item II do Decreto n.º 1.180/2008, que dispõe:

“II – por meio de ordem bancária de pagamento em nome do suprido, sendo vedado o depósito em conta bancária pessoal.”

Desta maneira a cada credenciamento o suprido deverá se direcionar a uma agência bancária para abertura de conta e posterior uso do suprimento de fundo.

Se as despesas com as taxas para retirada de visto na embaixada norte americana, por exemplo, ultrapassaram o valor previsto para o suprimento de fundos, sugerimos que o ressarcimento seja feito mediante outro suprimento de fundos que esteja em período de aplicação, na natureza 339039.

Se somente for caso de adequar às despesas efetuadas, classificar na rubrica 339039, pois a embaixada norte-americana pode ser considerada “terceira pessoa jurídica”.

De acordo com o princípio da segregação de função, o servidor não deve controlar todas as fases inerentes a uma operação, ou seja, cada fase deve, preferencialmente, ser executada por pessoas ou setores independentes entre si, possibilitando a realização de uma verificação cruzada.

O princípio acima mencionado tem seu alicerce fundado na moralidade da Administração Pública, sendo necessária uma separação de funções para que haja absoluta certeza do desempenho das ações com a requerida idoneidade.

Sendo assim, outro servidor, desde que envolvido no processo de realização da despesa, deve, preferencialmente, atestar as notas fiscais apresentadas.

O inciso II do art. 7º do Decreto Estadual nº. 1.180/08 veda que o suprimento de fundos seja depositado em conta pessoal, mas como se trata de uma situação excepcional que não está prevista na referida legislação, a princípio o suprido poderá receber o recurso em sua conta bancária pessoal. Entretanto, informamos que esta AGE está realizando estudos na tentativa de encontrar uma solução mais adequada à questão.

Não, pois conforme o disposto no parágrafo primeiro do art. 3º do Decreto Estadual nº 1.180 de 12 de agosto de 2008, o Suprimento de Fundos será aplicado no prazo máximo de 60 (sessenta) dias, contados da data de emissão da ordem bancária, ou seja, se a ordem bancária for emitida, hoje 23/09/2008 o suprido terá sessenta dias para realizar a despesa.

Portanto, mesmo que o suprido retire o dinheiro só no dia 26/09/2008 terá ainda 57 dias para aplicar o suprimento de fundos. Infelizmente, apesar das rotineiras dificuldades encontradas na Administração Pública está deverá se adequar à legislação e não o contrário.

A norma legal ao estabelecer prazo para aplicação dessas despesas refere-se de modo genérico, não instituindo prazos diferenciados aos modos de concessão.

Informamos que a Unidade Regional não é descentralizada orçamentariamente, portanto não tem UG cadastrada. No entanto, existe a possibilidade de acordo com a decisão do gestor, que se faça abertura de conta em nome da Unidade Gestora Belém, vinculando a movimentação da mesma em favor do suprido, sendo que, de preferência seja habilitado somente um servidor por regional.

Cabe ressaltar a observância e cumprimento disposto no Decreto nº. 1.180/08 no art. 2º, incisos e parágrafos. Com relação à movimentação de conta pelo suprido o mesmo poderá movimentar de acordo com a necessidade de saque total ou cartão de débito da UG, se existir.

Considera-se como eventual a despesa decorrente de acontecimentos incertos, causais ou imprevistos, defini-las implicaria em previsão, se as mesmas podem ser previstas, perdem seu caráter eventual, portanto, não há como defini-las.

O que se recomenda é que se justifique sempre a despesa eventual no processo de suprimento de fundos quando de sua ocorrência, atentar para que não sofram continuidade, e que não caracterize fracionamento de despesa.

O suprimento de fundos é um regime de adiantamento que excepcionalmente o ordenador de Despesas do órgão/Entidade concede ao servidor para atender despesas de pronto atendimento do Órgão.

Em resposta à consulta sobre o ressarcimento de tarifas bancárias provenientes de depósito de suprimento de fundos em conta particular da servidora, entende-se que o Órgão feriu o Princípio da Entidade no momento em que depositou seu recurso em conta particular (servidora).

Conclui-se pela impossibilidade de ressarcimento das tarifas bancárias, visto que quaisquer outros ingressos ou despesas depositadas na conta particular da servidora não pertence ao Órgão.

As despesas de deslocamento urbano do servidor em viagem à serviço serão indenizadas por meio de Diárias, conforme dispõe o art.145 do Regime Jurídico do Estado:

Art.145: Ao servidor que, em missão oficial ou de estudos, afastar-se temporariamente da sede em que seja lotada, serão concedidas, além do transporte, diárias a título de indenização das despesas de alimentação, hospedagem e locomoção urbana.

No caso em tela, o referido deslocamento se caracteriza como transporte, devendo o seu pagamento ser efetuado pela Administração de acordo com o supracitado artigo.

O Decreto Estadual Nº.1.180/2008, que trata da concessão, aplicação e a prestação de contas de Suprimento de Fundos estabelece:
§ 1º Para as despesas de pequeno vulto são fixados os seguintes limites: 

…
b)os comprovantes de despesas não poderão ultrapassar o percentual de 0,25% do valor estabelecido na alínea “a” do inciso II, do art.23 da Lei Federal nº.8.666/93 alterada pela Lei Federal nº.9.648/98. 

Assim, de acordo com o referido Decreto, os comprovantes de despesas não poderão ultrapassar R$ 200,00 (duzentos reais), sendo vedado o fracionamento da despesa. Entende-se por fracionamento de despesa, a apresentação de notas diversas no mesmo Suprimento de Fundos, de um mesmo tipo de despesa ou fornecedor em um intervalo pequeno.

Caso o suprido não atenda as determinações previstas no referido Decreto, o mesmo estará sujeito a instauração de Tomada de Contas Especial, com vistas a apurar a utilização indevida do recurso e proceder ao ressarcimento ao erário.

Vale salientar que o Órgão deve verificar a relevância de cada ocorrência individualmente, especialmente em relação ao fracionamento de despesa.

Em resposta à consulta formulada a esta AGE, informamos:

O setor competente para analisar a prestação de contas de suprimento de fundos é o setor administrativo-financeiro do órgão que o concedeu. Entretanto o Agente Público de Controle também deverá analisar a referida prestação de forma a garantir a regularidade do processo, conforme disposto na Orientação Normativa Nº.002/2008- AGE in verbis:

De forma a garantir uma atuação preventiva do Controle Interno e sem prejuízo das atribuições do setor administrativo-financeiro, o Agente Público de Controle (APC) deve efetuar a análise dos documentos constantes nos processos de prestação de contas de Suprimento de Fundos (art.35, III do Decreto Estadual. Nº.2.536/2006) antes da aprovação das contas pelo ordenador de despesas.

Conforme regulamenta o Decreto Estadual Nº. 1.180/2008, há todo um processo quanto a aplicação e a prestação de contas de Suprimento de Fundos, como prazos, procedimentos e penalidades. No caso em tela, como o servidor devolveu o saldo remanescente do referido Suprimento de Fundos, cabe ao ordenador de despesas aprovar ou não as contas apresentadas. Após sanadas as pendências, o setor administrativo-financeiro deverá dar baixa na responsabilidade individual do agente suprido no sistema de escrituração contábil do órgão.

O Decreto Estadual nº. 1.180/08 no artigo 3º, inciso IV, dispõe sobre a obrigação da classificação funcional e natureza da despesa para ser concedido o suprimento de fundos, podendo ocorrer desmembramento em diversas naturezas de despesa.

Salientamos da obrigatoriedade dos cupons/notas ficais e recibos para comprovação na prestação de contas da aplicação do suprimento de fundos.

De acordo com o que dispõe o Decreto Estadual Nº.1.180/2008, que orienta procedimentos quanto a suprimento de fundos, as retenções de tributos federais, estaduais e municipais deverá ser efetivada dentro dos prazos legais estabelecidos por cada ente tributário até o último dia útil para aplicação dos recursos, sendo responsabilidade do agente suprido a retenção do tributo.

Assim, deve ser imputado ao suprido os encargos decorrentes da falta de retenção de tributos.

Servidor declarado em alcance é aquele que apresenta pendências com a Administração, seja a não comprovação de diárias recebidas, a não prestação de contas de suprimento de fundos ou cujas contas não tenham sido aprovadas. Neste caso, do ponto de vista contábil, não é possível a emissão de qualquer Nota de Empenho em favor deste servidor. Além disso, o Decreto Estadual Nº 1.180/08, que trata da concessão, aplicação e a prestação de contas de Suprimento de Fundos, determina:

Art. 4º Não será concedido Suprimento de Fundos a servidor:
. . .
II declarado em alcance;

Assim, não é possível a concessão de suprimento de fundos a servidor declarado em alcance, até a regularização da pendência junto a Administração.

Sim, limitado até 02 (dois) suprimentos de fundos, conforme o disposto no Decreto Estadual nº. 1.180/08, artigo 4º, incisos I ao VI, descrito a seguir:

“Art. 4º, I responsável por dois suprimentos; II declarado em alcance; III que esteja respondendo a inquérito administrativo; IV que exerça as
funções de ordenador de despesa; V em licença, férias ou afastado; VI responsável pelo setor financeiro. (Grifo nosso)

A conta contábil “33.90.33 – Passagens e locomoções” refere-se a despesas correntes com deslocamento avulso, como aquisição de passagens, taxas de embarque, seguros, fretamento, locação ou uso de veículos para transporte de pessoas e mudanças em objeto de serviço, geralmente via suprimento de fundos. Assim, despesas com taxi devem ser classificadas na referida conta

Não há impedimento legal quanto ao recebimento de suprimento de fundos por servidor temporário. Entretanto, recomendamos que a Administração cerque-se de cuidados quando desta concessão, verificando, por exemplo, se o encerramento do contrato temporário coincidirá com o período da prestação de contas do suprimento de fundos.

Salientamos que no caso de não apresentação da prestação de contas, analogicamente ao aplicado aos servidores comissionados, o ordenador de despesas será responsável pela devolução dos recursos concedidos, de acordo com o previsto no Decreto Estadual N° 1.180/2008.

O Decreto Estadual Nº 1.180/08, que trata da concessão, aplicação e a prestação de contas de Suprimento de Fundos, determina que as retenções tributárias são de responsabilidade do suprido, conforme transcrito abaixo:

Art. 12. Na gestão financeira do Suprimento de Fundos serão observadas e cumpridas as exigências oriundas das retenções de tributos federais, estaduais e municipais, cujos recolhimentos serão efetuados nos prazos legais e até o último dia para aplicação dos recursos concedidos. 

Parágrafo único. Os pagamentos de juros, multas e demais acréscimos decorrentes de recolhimentos fora do prazo serão de inteira responsabilidade do suprido e não poderão ser efetuados por meio do Suprimento de Fundos.
A legislação aplicada à matéria não prevê penalidades ao suprido no caso de não retenção dos tributos. Prevê apenas as despesas, de responsabilidade do suprido, com multas e juros que possam decorrer de tal ato. Assim, como a impropriedade não pode ser sanada, cabe ao ordenador a aprovação ou não da despesa na prestação de contas do suprimento de fundos.

Outrossim, recomendamos que o órgão oriente os supridos sobre a obrigatoriedade de retenção dos tributos na aplicação do suprimento de fundos.